2. Oktober 2009 | 
Autor: Kassensysteme – Handbuch oder computergestützte Dokumentation?
Aufgrund ihrer Eigenschaften eignen sich ein Handbuch oder eine computergestützte Dokumentation bei einem Kassensystem für bestimmte Bereiche unterschiedlich gut.
Der Begriff Einsatzbereich wird durch den Einsatzzweck und die Art der zu vermittelnden Informationen näher beschrieben. Als Einsatzzwecke werden Schulung, Einarbeitung und Nachschlagen unterschieden. Unter Schulung ist die Vermittlung von Informationen durch einen menschlichen Instrukteur unter Zuhilfenahme von Dokumentationsmedien der Kassensysteme zu verstehen. Einarbeitung ist die selbständige Aneignung von Informationen über die Nutzung der Kassensysteme durch den Benutzer. Bei der Art der zu vermittelnden Information werden Referenzbeschreibungen von Systemfunktionen und Parametern, Darstellung komplexer Arbeitsabläufe und kontextbezogene Informationen berücksichtigt. Die kontextbezogenen Informationen in der Dokumentation für eine Kassensystem Software können sich sowohl auf Referenzbeschreibungen als auch auf die Beschreibung von Arbeitsabläufen beziehen.
Schriftliche Dokumentation wird in der Praxis für alle genannten Einsatzzwecke verwendet. Das liegt daran, dass ein Handbuch über die Nutzung von Kassensystemen überall und jederzeit ohne großen Aufwand, insbesondere ohne technische Hilfsmittel, eingesetzt werden kann. Die Benutzung einer schriftlichen Dokumentation eines Kassensystems erfordert auch keinerlei zusätzlichen Lernaufwand, da ihre Nutzung jedem Benutzer vertraut ist. Das heißt nicht, dass jedes Benutzerhandbuch eines Kassensystems automatisch für jeden, der oben genannten, Einsatzzwecke brauchbar ist.
Eine Benutzerdokumentation über die Nutzung der Kassensysteme kann jedoch so aufgebaut werden, dass es zur Einarbeitung oder zum Nachschlagen geeignet ist. Zur Einarbeitung ist allerdings eine Unterstützung durch andere Dokumentationsmedien oder durch einen menschlicher Instrukteur sinnvoll. Schriftliche Benutzerdokumentationen wie ein Handbuch eines Kassensystems eignen sich sowohl für Referenzbeschreibungen von Funktionen und Parametern, als auch zur Darstellung komplexer Arbeitsabläufe. Eine kontextbezogene Vermittlung von Informationen ist in einer Benutzerdokumentation für Kassensysteme jedoch nicht möglich. Der Benutzer des Kassensystems kann durch Fragen und Verzweigungen anhand der Antworten zu der für seine Arbeitssituation relevanten Informationen im Benutzerhandbuch geführt werden. Er muss jedoch anhand von Fragen seinen Arbeitskontext beschreiben können und muss die nötigen Suchvorgänge in der Dokumentation des Kassensystems letzten Endes doch selbst vornehmen.
Computergestützte Dokumentation eines Kassensystems ist für Schulungszwecke, insbesondere für die gleichzeitige Unterrichtung mehrere Benutzer, nur bedingt einsetzbar, nämlich im Rahmen praktischer Übungen. Eine Einarbeitung in die Benutzung der Kassensysteme kann jedoch mittels tutorieller Programme bestens unterstützt werden. Auch Funktionen zum Nachschlagen in der gespeicherten Dokumentation können sehr komfortabel gelöst werden. Zur Darstellung komplexer Arbeitsabläufe mit einem Kassensystem eignet sich diese Form der Darstellung jedoch weniger. In der Praxis scheint sich folgende Verteilung der Benutzerdokumentationen für Kassensysteme auf verschiedene Medien zu verbreiten: Zur Einarbeitung in die Grundfunktionen der Kassensysteme steht ein tutorielles Programm zur Verfügung. Dieses deckt nicht das gesamte Funktionsspektrum ab, sondern führt nur in die Produktnutzung des Kassensystems ein und erläutert die Grundfunktionen der Kassensystem Software. Zum Nachschlagen gibt es sowohl Hilfefunktionen und – Hilfeinformationen in der Kassensystem Software, als auch ein Referenzhandbuch oder eine Referenzkarte. Die in der Kassensystem Software vorhandenen Hilfefunktionen und Hilfeinformationen sind teilweise kontextbezogen (z. B. Erläuterung aktueller Eingabemöglichkeiten). Komplexe Vorgänge und Arbeitsabläufe mit der Kassensystem Software werden in einer Benutzerdokumentation beschrieben.
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Kassensysteme müssen gerade für Restaurants, die auch einen Bringdienst unterhalten, große logistische Meisterleistungen vollbringen. Nicht nur dass das Kassensystem im Restaurant in der Lage sein muss, Tische und die einzelnen Gäste komfortabel und einfach zu verwalten, auch die Kundendaten für die telefonischen Bestellungen müssen gespeichert und verarbeitet werden können. Also ist es von Nöten, dass für die Bedienung im Restaurant grafische Bedienoberflächen im Kassensystem zur Verfügung stehen, vorzugsweise als Touch Screen, für einfache und intuitive Bedienung, auf der anderen Seite müssen manuelle Eingaben über Tastatur möglich sein, um Adressen und Sonderwünsche zu erfassen.
Die Kassensysteme müssen ebenfalls dazu geeignet sein, zu unterscheiden, welcher Mehrwertsteuersatz anzurechnen ist, zum Beispiel der günstigere Satz für Außer-Haus Verkauf, der für den Bringdienst generell zum Tragen kommt. Bestellungen sollten in den Kassen unterschieden werden können nach Tischbestellung, Abholer Bestellung oder Bringdienst. Heute wird es nicht nur telefonische Bestellungen geben, sondern, wenn das Medium Internet und eine eigene Homepage mit Bestelloption zur Verfügung stehen, wird sicherlich auch oft aus dem Internet eine Bestellung in das Kassensystem übertragen werden. Jede Bestellung über die Internetseite sollte vom Kassensystem aus an den Besteller bestätigt werden, so dass dieser weiß, dass seine Bestellung im Restaurant angekommen ist und bearbeitet wird. Hat der Kunde eine bestimmte Lieferzeit angegeben, wann er seine Bestellung wünscht, sollte auch diese mit bestätigt werden.
Für die Bearbeitung in der Küche muss das Kassensystem die Bestellung zur richtigen Zeit an den dortigen Drucker oder auf ein Küchendisplay übertragen. Diese Bestellinformation sollte alle relevanten Daten enthalten, ob es eine Bestellung aus dem Restaurant, über das Telefon oder über das Telefon ist. Ob die Bestellung geliefert werden soll, abgeholt wird, oder ob bei einer Tischbestellung der Kellner über die Fertigstellung der Speisen informiert werden soll. Wenn ein Besteller ein Neukunde ist, wäre es sehr praktisch, wenn die Adresse direkt auf einer Straßenkarte angezeigt würde, damit der Fahrer keine Zeit verliert. Auch die Fahrerabrechnung und Verwaltung sollte über das Kassensystem zu verwalten sein. Wenn ein Auftrag anliegt, kann über die Kassensysteme erkannt werden, wo sich der Fahrer gerade befindet und ob der fragliche Bestellauftrag schon in der Auslieferung ist. Die Informationen, welche Fahrten der Fahrer am Tag gemacht hat, können dann auch zur Abrechnung hinzugezogen werden.
Wenn das Kassensystem mit dem Internet verbunden ist, sollte auf jeden Fall auf Datensicherheit geachtet werden. Das heißt, dass alle Bediener nur mit Passwort den Zugang zu speziellen Funktionen haben sollten. Komplett werden Kassensysteme für die Gastronomie mit Bringdienst, wenn sie in der Lage sind, ein Kassenbuch zu verwalten. Dort werden dann die täglichen Einnahmen geführt, getrennt nach Mehrwertsteuersätzen. Eigene Buchungen, zum Beispiel von Quittungen für Lieferungen an das Restaurant oder sonstige Barausgaben, sollten manuell eintragbar sein für eine komplette Kassenbuchführung. Die Daten aus den Kassensystemen sollten per Datenfernübertragung in einen zentralen PC übertragbar sein, damit dort mit Hilfe einer Warenwirtschaft sämtliche Umsatzstatistiken, die Mitarbeiterumsätze, Außer-Haus-Umsätze und vieles mehr ausgewertet werden können. Damit erhält der Gastwirt über seine Kasse die nötigen Informationen zum Wareneinsatz, Gewinn und über eine integrierte Lagerhaltung kann er sich sogar Bestellvorschläge errechnen lassen.
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Die Systemgastronomie gewinnt immer mehr an Boden, nicht zuletzt auch dank systematischer Verwaltung und Organisation mit Hilfe von modernen Kassensystem en und Back Office Software. In der Systemgastronomie muss einfach alles schnell gehen. So wird zum Beispiel bei einem Anbieter von köstlich belegten Sandwiches die Zeit gestoppt, in der ein Angestellter in der Lage ist, die Standardbelegungen herzustellen. Nicht unentscheidend ist da dann auch die Geschwindigkeit bei der Eingabe der Bestellung in das Kassensystem. Vorprogrammierte Standards und für Extrawünsche noch zusätzliche Tastenbelegungen der Kassensysteme, alles logisch farblich getrennt, machen es dem Servicepersonal leicht, die Bestellung schnell in das Bedienfeld einzugeben. Muss etwas in der Küche separat nach Kundenwunsch hergestellt werden, geht es automatisch auf ein Display. Bei einer großen Hamburger Kette wird das Feld dunkelrot, wenn der Gast schon zu lange wartet. So wirkt das Kassensystem auch ein bisschen als treibende Kraft und ständiger Mahner, damit der Gast nicht vergessen wird. In der Systemgastronomie ist es Brauch, dass mehrere Kassensysteme nebeneinander auf dem Bedientresen stehen. Je nach Kundenandrang werden immer mehr Kassensystem Terminals geöffnet, vor denen sich dann die Schlange Hungriger aufbaut. Der enorme Durchgang an Waren, ob Brötchen, Belag, Pommes, Getränke, Fleisch und so weiter, all diese Mengen müssen für einen Systemgastronomen gut durchorganisiert sein. Da oft Systemgastronomie auch mit Franchise-Systemen in Verbindung stehen, die große Ansprüche an die zu erfüllenden Standards in Sachen Frische, einheitlicher Zubereitung, Verwendung der vom Franchisegeber angebotenen Grundzutaten und so weiter, stellen, wäre es fatal, wenn mitten am Tag zum Beispiel der Salat ausgeht. Da kann man nicht eben in den Supermarkt nebenan flitzen, sondern muss auf die Lieferung am nächsten Tag warten. Kassensysteme und die angeschlossenen Back Office Programme ermitteln hier die Daten, die dafür nötig, sind, die Bestellungen für die nächsten Tage zu machen. Alle Artikel werden immer so frisch wie möglich geliefert, in der Regel sogar täglich. Ausverkäufe sind bei so guter Organisation mit Hilfe vom Kassensystem recht selten. Das Lager ist auch nur so groß, dass der notwendige Bestand hereinpasst. So kann die wertvolle, teure Fläche so weit wie möglich für die Gäste bereit gestellt werden. Denn in letzter Konsequenz bringen nur die Sitzplätze und die schnelle Rotation der Gäste den benötigten Umsatz. Die Kassensysteme liefern ebenfalls Daten für Statistiken über Tages-, Wochen- oder Monatsumsätze. So kann man auf lange Sicht ziemlich genau darauf schließen, an welchen Tagen zu welchen Zeiten am meisten Kundenandrang zu erwarten ist. So kann der Unternehmer seinen Personaleinsatz gezielt voraus planen, was ihm wiederum Kosten erspart. Systemgastronomie in diesem großen Umfang wäre ohne den Einsatz der modernen Kassensysteme gar nicht durch zu führen. Die Entwicklung zur Systemgastronomie und ihre Verbreitung in die verschiedensten Bereiche, wie ganz klassisch Hamburger, Sandwiches oder auch Fisch oder Mexican Food ist nicht zuletzt durch Kassensysteme voran getrieben worden.
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Sie denken sicherlich, was sollen Registrierkassen bei Banketten und Seminaren. Auf einer Hochzeit oder beim Seminar wird doch alles pauschal über einen Festpreis pro Gast abgerechnet, da habe ich als Wirt noch nie eine Registrierkasse eingesetzt. Den Aufwand kann ich mir doch sparen. Aber bedenken Sie: der Pauschalpreis beinhaltet bestimmte, vorab gebuchte Leistungen, wie z.B. bei einem Seminar: Wasser Flatrate, morgens Kaffee mit 1 belegten Brötchen, Mittagsmenu mit einem Tischgetränk, nachmittags Kaffee und 1 Stück Kuchen. Dieses Angebot hat der Seminarleiter gebucht für 50 Personen, der Seminarraum mit Ausrüstung wird ebenfalls pauschal abgerechnet. Registrierkassen machen in dem Augenblick Sinn, wo Seminarteilnehmer kein Wasser, sonder Säfte oder Cola trinken möchten. Oder beim Mittagessen mehr als ein Getränk wünschen und nachmittags statt süßem Kuchen lieber ein Baguette möchten. Die Registrierkasse kann Ihnen hier helfen, die Zusatzverzehre zu erfassen und entweder mit dem Seminarleiter oder mit den Teilnehmern direkt abzurechnen. Wenn die Servicemitarbeiter ein mobiles Registrierkassen System zur Verfügung haben, wird dort direkt für jeden Seminarteilnehmer der Mehrverzehr eingebucht. Im Anschluss an das Seminar kann jeder einzeln mit Hilfe der über die Registrierkasse verwalteten Daten seine Rechnung begleichen. Für den Seminarleiter, falls dieser Mehrkosten übernimmt, ist es interessant zu wissen, wie sich diese zusammensetzen. Auch er wird dankbar sein, wenn über die Registrierkassen gesteuert, eine zentrale Rechnung mit detaillierten Aufzeichnungen zur Verfügung gestellt werden kann. Und für Sie, als Bewirtendem, ist es extrem wichtig, den Überblick über die verzehrten Speisen und Getränke zentral abrufen zu können. Stellen Sie sich vor, bei der Abrechnung müssen erst die Papierbelege aus dem Restaurant, aus der Abendbar und vom Servicepersonal zusammengetragen und ausgewertet werden. Das kostet Zeit und Nerven und möglicherweise geht Ihnen auch der eine oder andere Umsatz verloren, weil es nicht ganz eindeutig war, was jetzt explizit zum gebuchten Seminarpreis gehört. Sind die Details in der Registrierkasse vorab gespeichert, wird es keinerlei Missverständnisse geben. Die Registrierkasse gleicht die Daten beim Buchen ab und verarbeitet nicht verabredete Positionen direkt als Zusatzverzehr. Privatpersonen buchen die Räumlichkeiten in Ihrem Haus hauptsächlich für die üblichen Fälle Hochzeit, Todesfall oder Jubiläum. Menufolgen und Getränke werden auch hier vorab festgelegt und Sie, als Wirt, sind darauf angewiesen, dass Mehraufwand über die Registrierkassen Systeme erfasst werden und abgerechnet werden kann. Vor allem ist es ja interessant zu wissen, wann der vereinbarte Verzehrbetrag überschritten wird. Leicht war es vielleicht, als einfach noch ein Fass Bier und drei Kisten Wein bestellt wurden. War das Fass oder die Kisten leer, hat man den Gastgeber informiert und dieser hat sich dann auch nicht lange bitten lassen, Nachschub gegen Aufpreis zu bestellen. Registrierkassen hat man da sicherlich nicht benötigt. Aber der heutige Gastgeber möchte seinen eingeladenen Gästen eine größere Vielfalt bieten. Das geht quer durch das Sortiment, jeder soll doch trinken können, wonach ihm der Sinn steht. Der Gastgeber hat vielleicht einen Durchschnittsverzehr von 30 € pro Gast gebucht, das kann durch zwei Champagnercocktails oder durch zehn Colas erreicht werden. Moderne Registrierkassen lassen sich vorab dementsprechend programmieren und registrieren ab Überschreitung der programmierten Verzehrmenge separat alle zusätzlich bestellten Speisen und Getränke. Die Registrierkasse rechnet aber den vorab vereinbarten Preis ab, sollte die Verzehrmenge unterschritten werden. So sind Sie, als Wirt, mit modernen Registrierkassen auf jeden Fall auf der sicheren Seite.
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Der Einsatz vom Kassensystem ist im Floristikgeschäft eine zuverlässige Einrichtung um die vielen verschiedenen Verkaufsabläufe zu erfassen. Dabei steht zum einen die korrekte Abrechnung der Tages Kasse mit der Registrierkasse im Vordergrund, zum anderen werden auch wichtige Daten durch die extra Funktionen, die Registrierkassen heute bieten geliefert. Eine Registrierkasse steht am Ende eines Verkaufsabschlusses mit dem Kunden. Hier ist es an der Tagesordnung, daß besonders bei größeren Einkäufen der Kunde eine Aufstellung der einzelnen Kosten der gekauften Artikel haben möchte. Das läßt sich mit einer Registrierkasse und dem dazu passenden Bondrucker einfach und schnell erledigen. Die Bondrucker, die heute zu den Kassensysteme erhältlich sind unterscheiden sich in Nadeldrucker wo noch geräuschvoll mit Tinte gedruckt wird oder modernen Thermodruckern. Hier kann über die Registrierkasse in den Thermodrucker auf einfache Art auch die Adresse oder das Firmenlogo des Floristen programmiert werden. Ebenso kann die Registrierkasse die einzelnen Artikel namentlich oder nach Gruppe speichern und über den Bon genau nachvollziehbar für den Kunden ausdrucken. Dies ist ein Service, der auf den ersten Blick für den Kunden selbstverständlich scheint, sich aber nachhaltig in einem guten Gefühl beim Gesamteindruck des Kaufes beim Floristen niederschlägt. Denn das Fehlen einer Registrierkasse oder eines genauen Kassen Bons wird sofort als unangenehm empfunden. Dies fällt meistens dann auf, wenn die Kundin über die Endsumme überrascht ist und nach Einzelpreisen fragen muß oder wenn das Ausstellen einer Quittung nur handschriftlich erfolgt und die Schlange der Wartenden noch länger wird. Die Annehmlichkeiten, die der Einsatz einer Registrierkasse oder in größeren Blumengeschäften auch mehrere Registrierkassen bieten, werden einem oft erst im Nachhinein bewußt. Abgesehen vom Komfort für den Kunden, der bei der Anschaffung einer Registrierkasse klar im Blick steht, ist es auch eine große Erleichterung für die Angestellten, wenn sie beim Kassiervorgang auf die Unterstützung einer Registrierkasse zugreifen können. Besonders die Produktvielfalt vom einzelnen Schnittblumen, Topfpflanzen und Dekorationszubehör stellt für die Angestellten, die häufig nur stundenweise eingesetzt werden eine Schwierigkeit für die korrekte Abrechnung dar. Hier können die Produkte nach Gruppen ode auch einzeln vorgegeben in die Registrierkasse eingegeben werden und sozusagen per Knopfdruck ist der richtige Preis schon da. Noch einfacher geht es mit modernen Kassensystemen, die hier noch mehr die Preis- und Produkterfassung im Detail ermöglichen und die Leistung der Registrierkassen noch übertreffen. Es sollte also auf jeden Fall die Überlegung stattfinden, ob es sich lohnt statt der herkömmlichen Registrierkasse die Investition in leistungsstarke Kassensysteme zu bevorzugen. Dies hängt sicherlich von Art und Umfang des Betriebes ab.
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